1. Hlutverk safnsins og viðmið við uppbyggingu safnkosts

Borgarbókasafn hóf starfsemi árið 1923. Uppbygging safnkosts Borgarbókasafns Reykjavíkur skal vera í samræmi við hlutverk þess, stefnur og önnur viðmið eins og slíkt birtist hverju sinni. Safnið er upplýsinga- og menningarstofnun sem starfar í samræmi við gildandi lög um bókasöfn svo og önnur lög, reglugerðir og samþykktir er þau varða m.a.:

Yfirlýsing Menningarmálastofnunar Sameinuðu þjóðanna (UNESCO) og Alþjóðlegra samtök bókavarðafélaga og stofnana (IFLA),  Yfirlýsingu Ifla um fjölmenningarlegt bókasafn, samþykkt um Borgarbókasafn, stefnu þess, menningarstefnu Reykjavíkurborgar og Siðareglur Upplýsingar, fagfélags bókasafns- og upplýsingafræða.

2. Tilgangur stefnu um uppbyggingu safnkosts

Borgarbókasafn markar sér stefnu á þessu sviði til þess að gera notendum, starfsfólki og borgaryfirvöldum grein fyrir hver safnkosturinn er og hvers má vænta um framtíðarþróun hans. Stefnunni er ætlað að styðja uppbyggingu og viðhald safnefnis og styrkja stofnunina til að sinna hlutverki sínu og ná settum markmiðum. Hún tryggir festu og aðhald í starfsháttum auk þess að mynda grunn fjárhags-áætlunargerðar og forgangsröðun verkefna. Stefnunni er ætlað að styrkja safnið við að gera nauðsynleg gögn aðgengileg notendum og viðhalda safnkosti í samræmi við eftirspurn og þarfir notenda. Stefnan á að koma í veg fyrir hlutdrægni í uppbyggingu safnkosts og með henni er ljóst hverjir hafa umsjón og eftirlit með vexti og viðhaldi safnkostsins.   

3. Safnkostur

Safnkostur er það efni sem Borgarbókasafn býður notendum til útláns eða notkunar á staðnum. Bækur og tímarit eru grunnurinn að safnkostinum sem nú er tæplega 400 þúsund eintök auk rafræns efnis. Auk bóka og tímarita er boðið upp á tónlist, hljóðbækur, myndefni og rafræn gögn. Á Rafbókasafninu eru bækur og tímarit, auk hljóðbóka. Borgarbókasafn er almenningsbókasafn og því eru kennslubækur og mjög sérhæft efni almennt ekki hluti af safnkosti þess.

Einnig er boðið upp á annað efni til útláns, til dæmis borðspil, kökuform, göngustafi og álíka.

4. Markhópur Borgarbókasafns

Safnið þjónar almenningi. Aðrir viðskiptavinir eru t.d. stofnanir, fyrirtæki og önnur söfn.

5. Aðgengi

Söfn Borgarbókasafns eru: Borgarbókasafnið Árbæ, Borgarbókasafnið Gerðubergi, Borgarbókasafnið Grófinni, Borgarbókasafnið Kringlunni, Borgarbókasafnið Sólheimum,  Borgarbókasafnið Spönginni, Borgarbókasafnið Úlfarsárdal og Borgarbókasafnið Klébergi. Einnig hefur Borgarbókasafnið umsjón með Rafbókasafninu, sem er rekið sameiginlega af almenningsbókasöfnum landsins. Nær allur safnkostur er til útláns. Borgarbókasafn tekur þátt í Landsaðgangi að rafrænum gagnasöfnum og tímaritum. Aðgangurinn er opinn og endurgjaldslaus í gegnum vefinn hvar.is. Notendur geta pantað gögn úr öllum söfnum Borgarbókasafns og fengið send í önnur söfn, sem og í Bókasafn Mosfellsbæjar og Bókasafn Seltjarnarness. Þau sem hafa lánþegaheimildir hjá Garðabæ, Hafnarfirði og Kópavogi hafa einnig aðgang að safnkosti Borgarbókasafnsins og öfugt. Safnkosturinn er skráður í bókasafnskerfið Gegni og er aðgengilegur öllum á heimasíðu Borgarbókasafnsins, borgarbokasafn.is og leitir.is. Til að fá lánuð gögn þurfa  notendur að eiga gilt bókasafnskort.  Kortin eru ókeypis fyrir börn að 18 ára aldri, 67 ára og eldri og öryrkja en aðrir borga árgjald samkvæmt gjaldskrá. „Bókin heim“ er þjónusta fyrir þá sem ekki komast sjálfir á safnið, sökum aldurs og/eða vanheilsu. Heimasíða Borgarbókasafns, borgarbokasafn.is, veitir upplýsingar um starfsemi safnsins og einnig er hægt að panta gögn og endurnýja útlán.

6. Skipting fjármagns

Skipting fjármagns til efniskaupa fer eftir fjárveitingu frá Reykjavíkurborg og ræðst einkum af útgáfu, eftirspurn og breytingum á gengi.

7. Val á safnefni

7.1 Almenn viðmið

Við val á safngögnum er einkum miðað við eftirfarandi:

• að almenningur á öllum aldri eigi greiðan aðgang að vönduðum og fjölbreyttum safnkosti bæði hvað varðar form og innihald
• að safnkosturinn uppfylli óskir og þarfir notenda

Einnig er lögð áhersla á að:

• örva lestraráhuga
• stuðla að símenntun
• efla íslenska tungu
• kynna íslenskar bókmenntir og veita aðgang að þeim
• bjóða upp á safnkost á erlendum tungumálum
• efla gagnkvæman skilning milli mismunandi þjóðfélagshópa  

7.2 Verklagsreglur

Samkvæmt samþykkt um Borgarbókasafn ber borgarbókavörður ábyrgð á uppbyggingu safnkosts, en hefur skipað sérstök starfsmannateymi um val á efni. Verkefnastjórar safnkosts móta verklagsreglur í samráði við borgarbókavörð, safn- og deildarstjóra, viðkomandi teymi og aðra verkefnastjóra eftir því sem við á.

7.3 Gjafir

Eftir atvikum tekur Borgarbókasafn við gjöfum en áskilur sér allan rétt til að nýta eingöngu efni er samræmist stefnu þessari um uppbyggingu safnkosts. Sérstakar reglur gilda um gjafir á myndefni.

7.4 Börn og unglingar

Við uppbyggingu safnkosts fyrir börn og unglinga er mikilvægt að gæði séu eins og best verður á kosið.

Safnkostur barna- og unglingadeilda þarf að:
•    miðast við aldur lánþega
•    vera í fullu gildi, bæði nýtt og eldra efni
•    vekja áhuga og vera lestrarhvetjandi
•    endurspegla samfélagið og menningu þess
•    kynna umheiminn
•    vera til á ýmsum tungumálum

8.  Samnýting safnkosts

Safnkosturinn er sameign allra safna Borgarbókasafnsins og er sendur á milli þeirra eftir þörfum og óskum lánþega. Lán til annarra bókasafna fara fram samkvæmt verklagsreglum um millisafnalán, þó ekki innan höfuðborgarsvæðisins að öðru leyti en því, að samningur er milli Borgarbókasafns, Bókasafns Mosfellsbæjar og Bókasafns Seltjarnarness.

9. Mat á safnkosti

Safnkostur Borgarbókasafns er metinn reglulega til að tryggja að hann endurspegli margvíslegar og síbreytilegar þarfir og óskir notenda safnsins. Í þessu felst að veita aðgengi að menningararfi, afþreyingu og almennri þekkingu.

Safnkosturinn er metinn út frá notkun, upplýsingum um útlán, samsetningu og eftirspurn notenda. Einnig eru sérfræðingar kallaðir til aðstoðar við val á safnkosti á einstökum efnissviðum.

10. Varðveisla

Borgarbókasafn er almenningsbókasafn og hefur ekki lagalega varðveisluskyldu. Engu að síður eru í Borgarbókasafninu Grófinni varðveitt eintök af íslenskum bókum og tímaritum sem eingöngu eru til notkunar innan safnsins.

11. Grisjun og geymsla

11.1    Grisjun

Sífelld endurskoðun safnkosts er nauðsynleg. Með grisjun er átt við skipulegar afskriftir gagna samkvæmt verklagsreglum, til förgunar, sölu, gjafa eða varðveislu annars staðar.

11.2     Geymsla

Borgarbókasafn er með eina sameiginlega geymslu og er efni sent þangað með miklum takmörkunum. Safngögn í geymslunni eru hugsuð til notkunar, ekki varðveislu.

12. Endurskoðun stefnu um uppbyggingu safnkosts

Borgarbókavörður felur vinnuhópi að endurskoða stefnuna á tveggja ára fresti og/eða hvenær sem breyttar aðstæður gera slíka endurskoðun aðkallandi. Allar breytingar á stefnu um uppbyggingu safnkosts Borgarbókasafns eru háðar samþykki borgarbókavarðar, sem ákveður í samráði við vinnuhópinn hvernig stefnunni og breytingum á henni skuli komið á framfæri við notendur, starfsmenn, stjórnendur og borgaryfirvöld.

Barbara Guðnadóttir
Guðríður Sigurbjörnsdóttir
Guðrún Linda Ólafsdóttir
Ilmur Dögg Gísladóttir
Katrín Guðmundsdóttir
Ragna Sólveig Guðmundsdóttir
Sólveig Arngrímsdóttir
Unnar Geir Unnarsson
Úlfhildur Dagsdóttir
Valgeir Gestsson

Janúar 2024